揭秘:如何成功举办一场活动?

一年30余场活动,经验大分享

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       无论举办什么类型的活动,都难免辛劳——你常常需要面对多个群体、解决各种复杂问题,并应对计划外的突发状况。很多人都不乏有举办社交聚会的经验,比如生日聚会或晚宴。然而,举办一场具有专业性的活动则有所不同,从诸多方面而言都更具挑战。虽然我们自己经常参加这些活动,但举办方所投入的努力我们却不一定了解。最成功的活动往往看起来毫不费力,因为协调和筹备工作都已经由幕后工作人员完成。

        中国美国商会(商会)每年举办超过300场活动,其中既包括行业内圆桌讨论跨行业活动政府通报会,也包括大型社交活动会议,甚至有针对特定省份的多日商务访问。我们举办活动的初衷是要联通美国企业,帮助个人建立起职业和私人社交关系,分享业内咨询,增强会员公司的洞察力,培养政府与行业间互信,为宣传推广和进入市场打好基础。“活动是中国美国商会的活力源泉,”中国美国商会会长毕艾伦表示,“我们的活动将美国企业汇聚一堂,打造出一个中立空间,让专家们分享最佳实践案例,自由探索业务创新模式。”

        “在活动中,我们齐聚一堂,共享欢乐,” 会员运营部总监谭纬(Henri Tan)是中国美国商会超过40多个工作组以及标志性活动的负责人,他补充道,“在感恩节期间,我们邀请了150余名会员共同欢度节日,选举出了2018年商会董事会成员,还一起享用了自助火鸡大餐。”

        举办一场成功的活动,需要遵循以下四个步骤,1)前期筹备;2)宣传推广;3)规划落实;4)报道宣传。

一、前期筹备

        在正式举办活动之前,需要先思考活动的必要性。首先,你需要撰写一份拟办活动的目标陈述,充分思考组织该活动的动机,并撰写一份简要的宗旨陈述,它将指导你在整个活动规划过程中的工作。需要思考的两大重点问题是:

  • 活动类型是什么?活动的理想结果是什么?是为了分享知识,拓展人脉,社区建设,抑或是宣传推广?
  • 活动结束时,参与者应该有哪些收获?关于参与者本身也要思考,谁会来,为什么他们会来?

        明确活动目标以及活动参与者之后,要拟出一份演讲者的候选名单。在决定邀请演讲者时,格局要够大,且勇于打破常规。虽然像马云或是埃隆·马斯克(Elon Musk)这样的名人现身可以使活动名声大振,吸引大量观众,但是最契合活动的演讲者不一定是知名总裁或高管。有时一线专家对于政策更加熟悉,能够深入话题细节,坦言真实想法。另外,在和潜在演讲者接触时,也应考虑到实际情况,如时间限制,并充分利用现有的关系网络。邀请拥有不同背景的演讲者是关键——应包括美国和中国企业内人士,既要有跨国集团代表,也要有中小型企业代表。我曾经举办过一个关于中国《网络安全法》的活动,演讲者有来自阿里巴巴、亚马逊和甲骨文的企业代表,也有学术代表。多元化的演讲者能够帮助观众从多个不同角度理解话题,还能鼓励演讲者参与活动,并从日常工作中难以接触到的行业同僚那里学习。

        接下来,考虑活动的候选地点。活动要在办公室、会议中心还是酒店宴会厅举行?如果条件允许,在规划阶段应前往举办地点考察,并且试着在脑中勾画出活动的场景。活动地点的布置应注重创意,营造出良好氛围,从而有利于更好实现活动的目标。如果活动期间探讨的内容繁多,则应该布置成配备桌椅的“课堂风格”,以便参与者记笔记;如果想鼓励与会者参与互动,则可以考虑将椅子摆成半圆形;如果活动的目标是促进人际交往,则可以考虑提供西式小点和鸡尾酒,让人在觥筹交错中产生交流的意愿。

        另外,还需要思考活动流程,起草临时议程。你需要为整个活动起草详细的时间表,将其细分为多个环节,包括注册、开场、演讲者发言和观众问答。最后可以安排人际交往环节。请记住,时间总是转瞬即逝,演讲者准备的内容往往过多,导致发言超时。考虑到大多数活动都不可能完全按照计划进行,一定要留出缓冲的时间。

        准备一场活动的最后一步是制定预算。按照我的经验,预算应尽量保守——将成本略微估高,但将预计收入略微估低。这一小策略将降低你在财务预期方面的压力,给予你足够的缓冲空间将所有偶然事件和突发状况都考虑在内。制定预算时需要考虑到各类成本,包括会议地点租赁费用、活动现场支持人员费用、餐饮费用。另外,预期的收入包括门票销售和潜在赞助费。最终能计算出本场活动的净收入或净支出。

二、宣传推广

        完成活动地点确认、演讲者邀请和预算编制之后,是时候将重点转向参与者。你可以再次参考目标陈述,并从参会者的角度思考:如果你是参会者,希望从本次活动中获得什么?

        要拟定一个足够抓人眼球的主题。比如,今年九月,中国美国商会曾邀请两位美国政府官员来探讨外国企业如何遵守《网络安全法》和《出口管制法》的话题。虽然听起来相当枯燥,但对于诸多中国美国商会会员而言,这是重要且及时的话题。我给活动起了一个有趣的标题 “法律之战:在不确定时期如何保证遵守网络安全和出口管制制度”,活动时高朋满座,得到了会员的大力支持。

        每一场专业性质的活动都需要专门的网页或者至少一份可于广告发布和在线推广的电子海报。一个优秀的网页或者是海报需简明扼要,但应包括以下关键信息:

  1. 活动内容:标题、宗旨、演讲者姓名/头衔、入场费、注册信息及二维码以供扫描获取更多信息。
  2. 视觉辅具:找一张照片或者是制作出美观切题的视觉图案。一个秘诀就是插入包含人的照片,这样一来,人们就可以想象自己参与时的场景,从而激发共鸣,而不仅是一个冷冰冰的标志。

        完成这一工作后,便可以进行活动推广。推广方式多种多样:电子邮件、社交媒体以及传统的口头宣传模式!群发邮件是有效的工具,但是最好能更有针对性。“每一个人都希望自己独一无二,不仅是一串名单中的一个号码,” 中国美国商会市场与传播部前高级总监罗克然(Graham Norris)表示,如果条件允许,“应发送个性化的邀请函,在开头直呼收件人的名字,略掉姓氏,亲切友好地问候他/她。”

        一个小技巧就是使用微软办公软件的邮件合并功能。这样的话,即可生成直呼其名的个性化问候语。使用邮件合并功能的邮件也将直接从你的个人邮箱发送,而并非群发系统。只有这样,才能提高人们打开邮件的概率。

        与一般的认知不同,你发送出的邮件数量与活动注册人数之间并非直接正相关。如果第一封邮件措辞得体,并在恰当时间发送给合适的受众,那么就能够吸引到本次活动的大部分参与者。在发送第二封推广邮件后,潜在感兴趣的人可能会有点恼火,因为他们极有可能已经读过邮件,而狂轰乱炸的邮件只会让他们失去兴趣。

        除了电子邮件,社交媒体也是一个强大的工具,可以用于传播即将举办的活动信息。可以将海报或是活动网页链接发布在个人的微信朋友圈,向好友推荐或在相关的群组中分享。领英在美国和中国也都是非常强大的工具。

三、项目落实及流程

        所有的准备工作完成之后,终于到了活动举办日!在参与者到达之前,一定要保证房间内的布置全部完成,并且能够容纳所有参会者。打开投影仪、测试麦克风并保证室内温度舒适宜人。努力为参会者和演讲者营造出有吸引力的与会环境。

        最早的宾客可能在活动开始前30分钟就抵达,要做好接受注册、付款和开具收据和发票的准备工作。即使参与者已经在线注册并支付费用,也要作好至少10%的人员无法出席的准备。同时,也可能有人并未在线注册,却临时出现在会议室门口,表示希望参加。

        参会者注册入场后,应为其提供食物或饮品,至少准备一些饮用水(热水和冷水)。

        在活动期间,要认真做笔记;争取记录下发言细节。在活动期间不用担心笔记的格式问题,可以在结束后再整理润色。

        在活动期间,还要用照片进行记录。出色的照片能够完整展示参与者规模以及会场情况。在演讲者组织有趣活动时,也应重点拍照记录。保证会场光线平衡,利于拍摄时对焦。

四、报道宣传

        在活动召开一周之内,回顾会议期间所做笔记并整理出一份一页纸的关键点概要,主要关注参与者从活动中的收获或附加价值。可以引用演讲者的发言或者插入两到三张活动现场照片。活动总结能够让活动结束后继续发挥影响力,让无法参与的人员也能够获得信息,了解活动情况。另外,分享成功的经验将鼓励人们参与未来的活动。

        切记给参会者和演讲者发送感谢邮件,你可以在邮件中附上活动总结以及其他照片。同时,事先询问演讲者是否可以将他们在活动期间使用的演示文档分享给参会者。

 

        2017年,我为中国美国商会举办了30余场活动。我相信,只要遵照上述四步,你也一定可以举办出同样成功的专业性质活动。    


本文由Cadence提供翻译

译者:Victoria Wang

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